Tenggarong – Ketika ribuan lembar dokumen menumpuk di berbagai kantor pemerintahan, tak semua tersimpan dengan baik. Banyak arsip penting yang seharusnya menjadi rekam jejak kebijakan justru tercecer, sulit ditemukan, bahkan terancam hilang. Kutai Kartanegara (Kukar) tak ingin membiarkan ini terus terjadi. Demi memperbaiki tata kelola arsip, Pemkab Kukar memperketat pengawasan kearsipan dengan target lebih tinggi pada 2025.
Langkah ini ditegaskan dalam Workshop dan Entry Meeting Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2025 yang digelar di Hotel Grand Fatma Tenggarong, Kamis (27/2/25). Acara ini mengangkat tema “Kearsipan yang Berkelanjutan untuk Masa Depan yang Terbaik” dan dihadiri perwakilan Organisasi Perangkat Daerah (OPD), serta Unit Pengolah Pencipta Arsip (UPPA) se-Kukar.
Asisten I Pemkab Kukar, Akhmad Taufik Hidayat, dalam sambutannya menekankan bahwa kearsipan bukan hanya soal menyimpan dokumen, tetapi bagian dari reformasi birokrasi. “Pentingnya kearsipan adalah untuk memperoleh potret penyelenggaraan yang utuh dan kualitas yang terus meningkat. Kearsipan yang baik merepresentasikan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan, yakni ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya,” ujarnya.
Pengawasan kearsipan, lanjutnya, juga merupakan indikator penting dalam reformasi birokrasi sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 14 Tahun 2014 tentang Pedoman Evaluasi Reformasi Birokrasi Instansi Pemerintah serta Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan.
Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kukar, Hj. Aji Lina Rodiah, mengungkapkan bahwa pengawasan kearsipan internal melibatkan berbagai aspek, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip. Setiap perangkat daerah diwajibkan menyiapkan bukti fisik kearsipan yang nantinya akan diaudit.
“Selama dua tahun terakhir, pengelolaan arsip di Kukar menunjukkan peningkatan signifikan. Tahun 2023, hanya dua OPD yang mendapatkan predikat ‘Memuaskan’. Namun, pada 2024, jumlahnya melonjak drastis menjadi 17 OPD,” ungkapnya.
Prestasi ini tak hanya sebatas peningkatan internal. Kukar juga mendapat pengakuan di tingkat nasional dengan meraih penghargaan sebagai penyelenggara kearsipan terbaik tingkat kabupaten/kota se-Kaltim pada 2023. Pada 2024, Kukar kembali menerima penghargaan dari ANRI dengan predikat “Memuaskan”.
Meskipun capaian positif terus bertambah, tantangan dalam kearsipan tetap ada. Salah satu kendala utama adalah kurangnya tenaga arsiparis profesional di OPD dan belum meratanya pemanfaatan teknologi digital dalam penyimpanan arsip.
Pemkab Kukar berkomitmen memperkuat tata kelola kearsipan dengan mendorong perangkat daerah lebih tertib dalam mengelola dokumen. Selain itu, target tahun 2025 adalah memperluas implementasi sistem digitalisasi arsip agar pencatatan lebih efektif dan mudah diakses.
Sebagai bentuk apresiasi, acara ini juga dirangkai dengan pemberian penghargaan kepada perangkat daerah yang berkinerja baik dalam pengelolaan arsip. Beberapa instansi yang masuk dalam kategori “Memuaskan” antara lain Diarpus Kukar, Bapenda, Dishub, Bakesbangpol, BPKAD, RSUD AM Parikesit, serta sejumlah kecamatan seperti Muara Badak, Tenggarong, dan Marangkayu yang bahkan meraih kategori *“Sangat Baik.”
Dengan pengawasan yang lebih ketat dan penghargaan yang terus diberikan, Pemkab Kukar menegaskan bahwa pengelolaan arsip bukan sekadar kewajiban administratif. Ini adalah investasi bagi masa depan pemerintahan yang lebih transparan, akuntabel, dan berkelanjutan. (adv/ed3)
