Tenggarong, Jumat 8 November 2024 – Jumat pagi, 1 November 2024, di ruang rapat Kantor Diskominfo Kutai Kartanegara, sebuah diskusi penting berlangsung. Di balik tumpukan dokumen yang berjumlah ribuan, sebuah langkah besar direncanakan: pemusnahan arsip dinamis inaktif. Langkah ini bukan sekadar urusan teknis, tetapi sebuah upaya strategis untuk mengatasi masalah penumpukan dokumen fisik yang mengancam efisiensi ruang kerja, sekaligus menciptakan tata kelola arsip yang lebih modern.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kukar, melalui Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip, Varia Fadilla, memimpin proses pendampingan tersebut. “Pemusnahan arsip bukan sekadar membuang dokumen usang. Ini adalah proses yang harus melalui seleksi ketat berdasarkan jadwal retensi arsip, memastikan tidak ada nilai administratif, hukum, atau historis yang terabaikan,” jelasnya.
Setiap tumpukan dokumen yang memenuhi ruangan Diskominfo Kukar adalah bagian dari perjalanan panjang birokrasi. Arsip-arsip ini, meski sebagian besar sudah usang, tidak bisa dimusnahkan begitu saja. Sebelum proses pemusnahan dilakukan, tim penilai harus menyisir setiap dokumen, menginventarisasi, dan memastikan arsip yang tersisa benar-benar sesuai dengan kebutuhan organisasi.
“Total ada 2.082 berkas yang harus ditangani. Proses ini membutuhkan sinergi dari semua pihak, termasuk Bupati Kukar sebagai pemberi persetujuan akhir untuk arsip yang akan dimusnahkan,” ujar Plt. Kepala Diskominfo Kukar, Solihin, yang juga hadir dalam rapat.
Selain ruang yang terbatas, ada tantangan dalam pengelolaan arsip digital. Meski sistem kearsipan berbasis teknologi telah diterapkan, upaya alih media atau digitasi masih menghadapi kendala teknis dan sumber daya manusia.
Pemusnahan arsip dinamis inaktif memiliki manfaat signifikan. Selain menghemat ruang penyimpanan dan meningkatkan efisiensi kerja, langkah ini juga mencegah penyalahgunaan informasi sensitif dan menjaga keamanan arsip. Proses ini diatur ketat melalui Perka ANRI Nomor 25 Tahun 2012, yang mengharuskan pembentukan panitia khusus, seleksi arsip, hingga pelaksanaan pemusnahan yang disaksikan berbagai pihak, termasuk Inspektorat dan Bagian Hukum Kukar.
Arsiparis Ahli Muda Diarpus Kukar, Siti Noergaimah, menambahkan bahwa digitalisasi adalah solusi jangka panjang. “Dengan arsip digital, kita dapat dengan mudah berbagi informasi antarinstansi dan mendukung kolaborasi lintas sektoral,” katanya. Proses ini juga diharapkan menjadi standar baru dalam tata kelola arsip di instansi pemerintah lainnya.
Lebih dari sekadar membersihkan ruang, pemusnahan arsip ini menjadi simbol perubahan besar dalam tata kelola pemerintahan. “Semoga langkah ini menjadi momentum untuk membangun sinergi yang lebih baik dan memajukan tata kelola arsip di Kukar,” harap Solihin.
Pemusnahan arsip yang dilakukan Diskominfo ini menjadi contoh konkret bagaimana transformasi digital dan efisiensi dapat berjalan beriringan. Dengan dukungan teknologi, perjalanan arsip dari fisik ke digital bukan hanya menyelamatkan ruang, tetapi juga sejarah dan masa depan layanan publik di Kutai Kartanegara. (ADV/ED3)
